Documentos obligatorios para el SG-SST en Medellín: guía completa para empresas
Si tu empresa está ubicada en Medellín y estás implementando el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), es importante que tengas claros los documentos exigidos por el Ministerio de Trabajo y cómo cumplir con los requisitos en esta ciudad. En esta guía te contamos exactamente qué necesitas, cómo organizarlo y qué verifican las autoridades locales.
Tabla de contenidos
Propósitos de la documentación en SG-SST
La documentación en un SG-SST tiene tres grandes propósitos:
Notificación de acciones realizadas
Un ejemplo es la investigación de un accidente de trabajo. Necesitas documentar la investigación para notificar al Ministerio de Trabajo que se han realizado los controles necesarios para prevenir la recurrencia de esa situación.
Evidencias para decisiones y prevención
La documentación proporciona evidencias que ayudan a la organización a tomar mejores decisiones y prevenir sanciones legales. Esto es esencial para demostrar que se han cumplido con los requerimientos normativos.
Formación y entrenamiento
Los documentos también sirven para formar y entrenar a los empleados. Por ejemplo, los procedimientos detallan los pasos correctos para realizar actividades de manera segura, garantizando que todos los empleados conozcan y sigan las mejores prácticas.
Tipos de documentación
Documentación en diversos formatos
Existe una creencia errónea de que la documentación se refiere solo a documentos en papel. Puedes documentar la implementación de controles a través de videos, audios, pruebas materiales, registros fotográficos, entre otros. No te limites solo al formato físico.
Estructura documental: pirámide de documentos
La estructura documental se organiza en forma de pirámide, que puede incluir manuales, procesos, guías, procedimientos e instructivos.
- Manual: Documento extenso que incluye los principios filosóficos, políticas, objetivos y estructura del sistema.
- Procesos: Describen cómo se realizan las actividades principales del SG-SST.
- Procedimientos: Detallan los pasos específicos para ejecutar un proceso.
- Guías e instructivos: Más específicos que los procedimientos, se enfocan en actividades concretas.
- Registros: Formatos que, una vez diligenciados, evidencian la ejecución de acciones y controles.
Documentos por exigencia legal
Política, objetivos y plan de trabajo
La normativa exige que todas las empresas cuenten con ciertos documentos básicos, como la política de seguridad, los objetivos del SG-SST y el plan de trabajo anual. Estos deben estar firmados por el representante legal.
Matriz de riesgos y programas obligatorios
La matriz de riesgos es fundamental para identificar y evaluar los peligros en el lugar de trabajo. Además, existen seis programas obligatorios que deben ser documentados:
- Vigilancia epidemiológica
- Ayuda mutua y emergencias
- Auditorías
- Rehabilitación en salud
- Prevención y promoción
- Capacitación
Procedimientos específicos
Además de los programas, también se deben documentar ciertos procedimientos, entre ellos:
- Diagnóstico de condiciones de salud
- Planes operativos normalizados (PON)
- Gestión del cambio
- Procedimiento de compras
- Procedimientos de carácter interno (e.g., protocolos de trabajo seguro)
Estos procedimientos deben estar bien documentados para cumplir con la normativa y asegurar una adecuada gestión de los riesgos ocupacionales.
Documentar el SG-SST no solo es un requisito legal, sino una herramienta vital para mejorar la seguridad y salud en el trabajo.
En sectores como El Poblado o Belén, donde hay alta concentración de empresas comerciales y de servicios, muchas organizaciones deben actualizar sus documentos del SG-SST anualmente para evitar sanciones.
Preguntas frecuentes
Además del Ministerio de Trabajo, la Secretaría de Salud de Medellín y las ARL tienen facultades para hacer visitas y solicitar documentos.
Debes subir el plan de trabajo anual al portal del Ministerio de Trabajo, pero también estar preparado para mostrar los documentos en inspecciones locales.
Sí. En Medellín puedes contar con el acompañamiento de consultoras como Proestrategia, que brindan asesoría especializada para empresas de distintos sectores. Te ayudan a organizar y actualizar la documentación, cumplir con los requisitos legales y evitar sanciones.
Puedes recibir sanciones económicas, suspensiones temporales o incluso clausuras si se considera que hay riesgos inminentes para los trabajadores. Además, sin documentación válida, muchas ARL pueden limitar su apoyo ante accidentes laborales.
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