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Documentos obligatorios para el SG-SST: guía completa

Si eres el responsable de seguridad y salud en el trabajo de tu empresa y necesitas saber cuáles son los documentos obligatorios que debes tener y cómo documentar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), este artículo es para ti. Aquí te explicaremos de manera detallada y clara qué documentos necesitas y cómo mantenerlos correctamente organizados.

Tabla de contenidos

Propósitos de la documentación en SG-SST

La documentación en un SG-SST tiene tres grandes propósitos:

Notificación de acciones realizadas

Un ejemplo es la investigación de un accidente de trabajo. Necesitas documentar la investigación para notificar al Ministerio de Trabajo que se han realizado los controles necesarios para prevenir la recurrencia de esa situación.

Evidencias para decisiones y prevención

La documentación proporciona evidencias que ayudan a la organización a tomar mejores decisiones y prevenir sanciones legales. Esto es esencial para demostrar que se han cumplido con los requerimientos normativos.

Formación y entrenamiento

Los documentos también sirven para formar y entrenar a los empleados. Por ejemplo, los procedimientos detallan los pasos correctos para realizar actividades de manera segura, garantizando que todos los empleados conozcan y sigan las mejores prácticas.

Tipos de documentación

Documentación en diversos formatos

Existe una creencia errónea de que la documentación se refiere solo a documentos en papel. Puedes documentar la implementación de controles a través de videos, audios, pruebas materiales, registros fotográficos, entre otros. No te limites solo al formato físico.

Estructura documental: pirámide de documentos

La estructura documental se organiza en forma de pirámide, que puede incluir manuales, procesos, guías, procedimientos e instructivos.

  1. Manual: Documento extenso que incluye los principios filosóficos, políticas, objetivos y estructura del sistema.
  2. Procesos: Describen cómo se realizan las actividades principales del SG-SST.
  3. Procedimientos: Detallan los pasos específicos para ejecutar un proceso.
  4. Guías e instructivos: Más específicos que los procedimientos, se enfocan en actividades concretas.
  5. Registros: Formatos que, una vez diligenciados, evidencian la ejecución de acciones y controles.

Documentos por exigencia legal

Política, objetivos y plan de trabajo

La normativa exige que todas las empresas cuenten con ciertos documentos básicos, como la política de seguridad, los objetivos del SG-SST y el plan de trabajo anual. Estos deben estar firmados por el representante legal.

Matriz de riesgos y programas obligatorios

La matriz de riesgos es fundamental para identificar y evaluar los peligros en el lugar de trabajo. Además, existen seis programas obligatorios que deben ser documentados:

  • Vigilancia epidemiológica
  • Ayuda mutua y emergencias
  • Auditorías
  • Rehabilitación en salud
  • Prevención y promoción
  • Capacitación

Procedimientos específicos

Además de los programas, también se deben documentar ciertos procedimientos, entre ellos:

  1. Diagnóstico de condiciones de salud
  2. Planes operativos normalizados (PON)
  3. Gestión del cambio
  4. Procedimiento de compras
  5. Procedimientos de carácter interno (e.g., protocolos de trabajo seguro)

Estos procedimientos deben estar bien documentados para cumplir con la normativa y asegurar una adecuada gestión de los riesgos ocupacionales.

Documentar el SG-SST no solo es un requisito legal, sino una herramienta vital para mejorar la seguridad y salud en el trabajo. Ma

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