¿Qué es el SGSST? Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Tabla de contenidos
¿Qué es un SG-SST y por qué planificarlo?
Un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es una estructura organizada y sistemática que ayuda a las empresas a gestionar los riesgos laborales y a proteger la seguridad y salud de sus empleados.
Este sistema, respaldado en Colombia por el Decreto 1072 de 2015, es obligatorio para todas las organizaciones y requiere una planificación detallada para asegurar su efectividad.
La planificación del SG-SST es fundamental porque garantiza que todas las actividades y procesos estén alineados con los objetivos de seguridad de la empresa, desde la identificación de riesgos hasta la implementación de mejoras. Además, una buena planificación facilita el cumplimiento normativo y crea una estructura que permite la mejora continua.
El Ciclo PHVA en el SG-SST
La estructura del SG-SST se basa en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), que asegura que el sistema se mantenga actualizado, efectivo y en constante mejora. Este ciclo implica:
- Planificar: Identificar riesgos, definir objetivos y desarrollar un plan de acción.
- Hacer: Implementar el plan, capacitar a los empleados y gestionar la seguridad.
- Verificar: Evaluar el sistema mediante auditorías y monitoreo de indicadores.
- Actuar: Tomar medidas para mejorar el sistema con base en los resultados de la verificación.
Cada fase del ciclo PHVA tiene tareas y documentos específicos que se deben gestionar y almacenar de manera organizada para un SG-SST efectivo.
Planificación del SG-SST Paso a Paso
Planificar: La Base del SG-SST
La fase de planificación es crucial y representa el 25% de la estructura del SG-SST. Aquí se identifican los riesgos y se establece la documentación básica para asegurar la salud y seguridad en el trabajo. Algunos documentos clave que debes incluir en esta fase son:
- Responsable del SG-SST: Designar a una persona o equipo encargado de gestionar el SG-SST. Incluir su perfil profesional, licencias, y certificaciones (por ejemplo, curso de 50 horas en seguridad laboral).
- Presupuesto de seguridad y salud laboral: Basado en los gastos del año anterior, el presupuesto debe incluir exámenes médicos, mantenimiento de equipos de seguridad y capacitaciones.
- Afiliación al Sistema de Riesgos Profesionales: Documentar el nivel de riesgo de la organización y los registros de pagos a la ARL.
- Comités de seguridad y convivencia laboral (COPASST y Comité de Convivencia): Documentar la conformación, reuniones y actas de estos comités.
- Programas de capacitación e inducción: Archivar los planes de capacitación y la documentación de inducción para empleados nuevos.
- Política y Objetivos del SG-SST: Definir y documentar la política de seguridad, los objetivos del SG-SST y las metas específicas.
Hacer: Implementación del SG-SST
Recopilar información demográfica y médica de los empleados para tener un control sobre su salud.
Registrar todas las actividades preventivas, como talleres y campañas de salud.
Llevar un registro de exámenes médicos ocupacionales y cualquier restricción médica de los trabajadores.
Documentar la identificación de peligros y el control de riesgos en el ambiente laboral (biológicos, ergonómicos, físicos, psicosociales).
Mantener los reportes y análisis de incidentes y accidentes laborales, así como las investigaciones correspondientes.
Documentar protocolos específicos para trabajos en alturas, espacios confinados, levantamiento de cargas, etc.
Verificar: Evaluación y Control
La fase de «Verificar» representa el 5% del SG-SST y se enfoca en medir el desempeño del sistema mediante auditorías y el seguimiento de indicadores. Documentos clave:
- Indicadores de desempeño: Definir y monitorear indicadores clave como tasas de accidentalidad, frecuencia y severidad de incidentes.
- Auditorías internas y externas: Programar y registrar auditorías que evalúen el cumplimiento del SG-SST y generen recomendaciones.
- Revisión de la alta dirección: Documentar la revisión de los resultados de las auditorías y la participación de la gerencia en la mejora del sistema.
Actuar: Mejora Continua
La última fase, «Actuar,» es un proceso de retroalimentación continua para mejorar el SG-SST. Aquí se documentan las acciones correctivas y preventivas para resolver problemas y optimizar el sistema.
- Acciones correctivas y preventivas: Implementar y registrar las medidas adoptadas para corregir deficiencias y prevenir incidentes.
- Plan de mejoramiento: Desarrollar un plan con base en los resultados de auditorías y evaluaciones, identificando las áreas de mejora.
- Registro de acciones de mejora: Archivar las acciones específicas tomadas en respuesta a hallazgos o incidentes detectados en las auditorías.
Documentación y Organización: Claves para un SG-SST Eficiente
La planificación y el seguimiento del SG-SST requieren una organización estructurada de documentos, siguiendo el ciclo PHVA. Para gestionar esto eficazmente, se recomienda:
- Crear una carpeta principal llamada «SG-SST [Año]» en el escritorio de la computadora de trabajo.
- Subdividir en cuatro carpetas: Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
- Archivar cada documento correspondiente en su fase correspondiente, lo que facilita el acceso a la información durante auditorías y revisiones internas.
Esta organización simplifica la gestión de documentos, permite un fácil acceso a la información en caso de inspecciones o auditorías y garantiza que el SG-SST se mantenga en constante actualización.
Beneficios de una Buena Planificación del SG-SST
Una correcta planificación del SG-SST proporciona múltiples beneficios a la empresa y sus empleados, tales como:
Reducción de incidentes y enfermedades laborales
Al identificar y gestionar riesgos de manera estructurada, se disminuye la probabilidad de accidentes y problemas de salud, fomentando un ambiente de trabajo seguro.Cumplimiento normativo asegurado
Mantener un SG-SST bien documentado y actualizado asegura que la organización cumpla con las normativas locales y evita sanciones legales.Mejora de la eficiencia y la productividad
Los empleados en un ambiente seguro tienden a trabajar de forma más eficiente y a tener menor ausentismo, lo que impacta positivamente en la productividad.Optimización de recursos
La prevención de incidentes y la reducción de riesgos laborales permite que la empresa ahorre en costos de salud, litigios y pérdida de productividad.Promoción de una cultura de seguridad
Un SG-SST estructurado y bien implementado fomenta la cultura de seguridad entre los empleados, quienes se involucran activamente en la identificación y control de riesgos.
Tercerización del SGSST: Beneficios para tu Empresa
La tercerización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) permite que expertos se encarguen de gestionar la seguridad laboral, asegurando eficiencia y cumplimiento normativo.
- ✅ Cumplimiento normativo garantizado: Expertos actualizados en normativa gestionan el SGSST para evitar sanciones.
- ✅ Ahorro de tiempo y recursos: La empresa se enfoca en su negocio mientras especialistas gestionan la seguridad.
- ✅ Optimización en la gestión de riesgos: Identificación y control de riesgos mejorados, reduciendo incidentes y accidentes.
- ✅ Acceso a tecnología y mejores prácticas: Empresas externas traen herramientas avanzadas y prácticas efectivas en seguridad laboral.
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